La fattura elettronica: come funziona, i benefici per gli utilizzatori

Obbligo fatturazione elettronicaDopo l’avvenuta diffusione della “fattura elettronica PA”, ossia della fattura elettronica nei confronti della Pubblica  Amministrazione, l’imminente nuovo grande passo che sta attendendo i professionisti e le imprese è l’avvio della fattura elettronica tra soggetti privati, più conosciuto come B2B.

Esattamente dal 2015 è scattato l’obbligo di emettere la fattura elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione (Ministeri, Regioni, Province, Comuni, Forze dell’Ordine, Università, Scuole, ecc..): infatti la Pubblica Amministrazione non può più accettare, e pertanto non può più pagare, le fatture in formato cartaceo.

Inoltre, già dal 1 gennaio 2017 esiste la possibilità di poter emettere le fatture elettroniche, in via del tutto opzionale, anche per i privati.

Dal prossimo 1° Gennaio 2019 la fattura elettronica diverrà, invece, un preciso obbligo esteso anche alle fatture tra privati, per tutte le cessioni di beni e per tutte le prestazioni di servizi tra individui e aziende residenti, stabiliti o identificati sul territorio dello Stato italiano.

Con l’emanazione di questo Provvedimento il Legislatore intende sicuramente contrastare il grande “gap” Iva che assilla il nostro paese ormai da molti anni. La fatturazione elettronica diviene così il mezzo idoneo per ottimizzare il procedimento di fatturazione e di registrazione dei documenti fiscali.

Si tratta di un cambiamento che può essere definito epocale e che sta creando preoccupazione in molti imprenditori e liberi professionisti.

Tuttavia la data del 1° gennaio 2019 è stata anticipata relativamente ad talune casistiche:

  • l’obbligo di emissione della fattura elettronica è già scattato il 1° luglio 2018 per quanto riguarda le attività prestate da parte dei subappaltatori nei casi di appalto di lavori stipulati con la Pubblica Amministrazione;
  • l’obbligo di emissione della fattura elettronica è già scattato il 1° settembre 2018 nei confronti di viaggiatori stranieri non residenti all’interno dell’Unione Europea per le fatture emesse nell’ambito del tax free shopping.

Di conseguenza per tutte le operazioni effettuate tra privati, persone fisiche e persone giuridiche, l’obbligo di emissione della fattura elettronica scatterà, come sopra detto, dal prossimo 1° gennaio 2019.

Questa data sarà valida anche per la cessione di benzina o di gasolio per autotrazione nei confronti di imprese private e di professionisti, in questo caso con una posticipazione di 6 mesi rispetto a quanto era stato originariamente previsto nella Legge di Bilancio 2018.

Sono esonerati dall’obbligo soltanto i titolari di partita Iva che operano con il regime dei minimi o con il regime forfettario.

Per tutti gli altri soggetti l’unica modalità per poter inviare le fatture sarà quella di utilizzare un servizio di fatturazione elettronica che risponda ai requisiti della normativa di riferimento.

 

Fattura elettronica: come funziona

Con l’introduzione della fattura elettronica sia le aziende che i professionisti potranno cogliere l’opportunità per procedere alla innovazione dei propri sistemi di fatturazione.

Con la definizione di fattura elettronica si intende una struttura digitale di creazione e di trasmissione delle fatture al “Sistema di Interscambio”. La fattura elettronica sarà, infatti, creata, trasmessa e conservata in base al linguaggio standard XML. Si tratta di un linguaggio informatico che consente di gestire in forma elettronica l’intero ciclo di fatturazione.

Il fatto di procedere alla creazione della fattura elettronica in autonomia potrebbe sicuramente risultare complesso, ma questo tipo di problema può essere evitato affidandosi ad un apposito intermediario, in tal modo tutte le operazioni risulteranno facilitate, poiché saranno eseguite completamente in automatico dal software, e risulteranno totalmente trasparenti per il cliente.

Infatti appoggiandosi ad un apposito intermediario la compilazione di una fattura elettronica risulterà essere del tutto similare a quella di una normale fattura cartacea o digitale. Una volta immessi tutti i dati relativi al cliente ed ai prodotti o servizi da fatturare, la fattura elettronica risulta creata e pronta per essere trasmessa. La fattura transita successivamente dal Sistema di Interscambio, che è il punto di passaggio obbligatorio per tutte le fatture elettroniche e che viene già utilizzato per il recapito delle fatture elettroniche verso la PA.

Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico, gestito dall’Agenzia delle Entrate, con il compito di:

  • ricevere le fatture in formato di file XML;
  • controllare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi;
  • trasmettere la fattura elettronica al destinatario.

Affidandosi ai software per la compilazione della fattura, molti dei vari passaggi risulteranno facilitati ulteriormente, dal momento che, nella maggior parte dei casi, sarà lo stesso software ad occuparsi di:

  • conteggiare in automatico il totale della fattura;
  • creare il file della fattura nel formato XML;
  • effettuare controlli preventivi in modo che sia l’inoltro che il ricevimento delle fatture vadano a buon fine;
  • trasmettere il file creato al Sistema di Interscambio e gestirne le notifiche.

 

Fattura elettronica: i benefici per le imprese e per i professionisti

Sono numerosi i benefici che le aziende ed i professionisti potranno riscontrare dopo il passaggio alla fattura elettronica.

Ad esempio, le varie comunicazioni con gli Uffici della Pubblica Amministrazione risulteranno notevolmente diminuite.

Difatti, alcuni dei vantaggi per chi emette fattura elettronica riguardano l’esonero:

  • dallo spesometro (esattamente come già previsto per il regime forfettario e dei minimi, coloro che emettono la fattura  elettronica saranno esonerati dalla trasmissione delle comunicazioni delle fatture emesse e ricevute);
  • dall’obbligo di comunicare gli acquisti eseguiti da operatori della Repubblica di San Marino;
  • dal Modello Intrastat, che permette il controllo da parte dell’Agenzia delle Dogane di tutte le operazioni commerciali di scambio effettuate tra i soggetti di diversi Stati membri dell’Unione Europea;
  • dalla comunicazione dei dati relativi ai contratti stipulati dalle società di leasing.

Come abbiamo visto, il passaggio alla fattura elettronica renderà non più necessarie molte comunicazioni fino ad ora obbligatorie e vissute anche con la preoccupazione di commettere eventuali errori.

 

I benefici sono anche altri:

  • chi emette la fattura elettronica avrà il diritto di ottenere il rimborso dell’Iva in via prioritaria, entro soli tre mesi dalla presentazione della dichiarazione annuale;
  • i termini per gli accertamenti fiscali in materia di Iva e di Imposte Dirette, saranno ridotti da cinque a quattro anni;
  • il passaggio alla fattura elettronica permetterà anche di ridurre il tempo dedicato alla creazione, all’invio ed alla conservazione di una fattura che, nella pratica, si ridurrà in modo considerevole;
  • la riduzione anche dello spazio, dal momento che usufruendo di un sistema di conservazione digitale non si dovranno più stampare, con utilizzo di grandi quantità di carta, e conservare le fatture negli appositi raccoglitori che necessitano di spazio, a tale scopo la normativa di riferimento prevede infatti che, esattamente come per le fatture cartacee, anche per le fatture elettroniche i documenti debbano essere conservati, con le modalità specificate dalla norma, per un periodo di 10 anni.

 

Fatturazione elettronica per il regime forfettario e dei minimi

Nel testo della normativa di riferimento, ed esattamente al comma 909, lettera a), n. 3, della Legge n. 205/2017 si può rilevare uno specifico esonero rivolto a due principali categorie.

Fatturazione elettronica per il regime dei minimi Sono esonerati dall’adozione della fatturazione elettronica tutti coloro i quali rientrano nel regime di vantaggio, disciplinato dall’art. 27, commi 1-2 del Decreto Legge n. 98/2011, convertito dalla Legge n. 98/2011.
Fatturazione elettronica per il regime forfettario Sono esonerati dall’applicazione della fattura elettronica tutti coloro i quali aderiscono al regime forfettario, definito all’art. 1, commi da 54 a 89 della Legge n. 190/2014.

 

I dettagli dell’esonero dalla fatturazione elettronica

Se dal lato dell’attivo, i procedimenti previsti dal provvedimento legislativo sono sicuramente chiari e sgombri da dubbi, al contrario, dal lato del passivo, vale a dire per l’accettazione e per la ricezione delle fatture elettroniche, non è totalmente ben chiaro. Infatti risultano essere due i punti sui quali occorre focalizzarsi e prestare molta attenzione.

 Codice Destinatario

 

Chi rientra nei regimi agevolati (forfettario, dei minimi e agricoltura)  ed offre prodotti o servizi a consumatori finali dovrà procedere valorizzando il campo  “Codice Destinatario”  con un codice convenzionale “0000000”. Non sarà dunque obbligatorio servirsi del codice a 7 cifre derivante dalla pre-registrazione del soggetto passivo.
 Online o cartaceo

 

La ricezione della fattura avverrà tramite un’apposita  area riservata  del sito web dell’Agenzia delle Entrate. In alternativa, recapitando una copia della documentazione fiscale in formato analogico o informatico.

Per tutti i titolari di partita Iva che operano con il regime dei minimi o con il regime forfettario, sono due i punti essenziale da tenere in considerazione.

Lato attivo Coloro che operano nel regime dei minimi oppure in quello forfettario non dovranno obbligatoriamente emettere la fattura elettronica, ma avranno la possibilità e la libertà di organizzarsi e di poter gestire il tutto come hanno sempre fatto in precedenza.
Lato passivo Gli stessi soggetti esonerati dall’obbligo della fatturazione elettronica, hanno la possibilità di poter ritirare alternativamente la fattura in formato analogico digitale.

 

Paolo Chiari
Commercialista – Revisore Contabile
paolo.chiari@studiochiari.com

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