Pagamenti POS e registratori telematici: i nuovi obblighi

Collegamento obbligatorio tra pagamenti POS e registratori telematici

A decorrere dal 1° gennaio 2026 diverrà operativo una delle modificazioni più importanti degli ultimi anni per quanto concerne i controlli di natura fiscale, ovverosia il collegamento tecnico obbligatorio tra i pagamenti POS e registratori telematici, si tratta di un adempimento fissato dalla Legge di Bilancio 2025 e adesso definito per gli aspetti operativi dal Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate n. 424470 del 31 ottobre 2025, che effettua l’introduzione di un sistema automatizzato ed integrato per poter effettuare il monitoraggio dei pagamenti elettronici e la loro correlazione con i corrispettivi registrati.

Lo scopo del Legislatore è sicuramente evidente ed è quello di limitare al minimo le possibilità di evasione collegati alla mancata emissione dello scontrino telematico o alla mancata rilevazione degli incassi effettuati mediante POS. Questa innovazione chiama in causa migliaia di attività commerciali, artigiani, bar, ristoranti, negozi e in linea generale tutti i soggetti che emettono scontrini telematici e che ricevono pagamenti elettronici.

Per poter capire quali sono i veri cambiamenti dall’anno 2026 è indispensabile verificare:

• quali sono gli obblighi da dover rispettare ed ai quali adempiere;
• come opererà il collegamento tra le apparecchiature;
• cosa richiede nello specifico l’Agenzia delle Entrate;
• quali sono le sanzioni previste a carico dei soggetti che non si adeguano entro i termini.

Una variazione del sistema di controllo continuo dei corrispettivi

Ormai dall’anno 2020 il nostro paese sta utilizzando il sistema dei corrispettivi telematici, che ha rimpiazzato i tradizionali scontrini cartacei, ciascun giorno gli esercenti trasmettono in via elettronica all’Agenzia delle Entrate i dati concernenti le vendite al dettaglio, in contemporanea, va anche rilevato che nel corso degli ultimi anni i pagamenti elettronici hanno ormai assunto una percentuale sempre più rilevante, favoriti inoltre dagli obblighi di accettazione del POS e dall’abolizione del limite minimo di spesa.

In ogni caso i pagamenti POS ed i registratori telematici sono sempre rimasti delle apparecchiature autonome, ciò ha lasciato un possibile spazio di discrepanza tra quanto viene incassato mediante strumenti elettronici e quanto viene annotato come corrispettivo.

Questo nuovo obbligo dall’anno 2026 ha come obiettivo quello di diminuire tale spazio, pertanto ciascun pagamento elettronico dovrà essere identificato da parte del registratore telematico, che quindi potrà trasmettere il totale giornaliero di questa tipologia di incassi all’Agenzia delle Entrate, permettendo immediate verifiche, perciò non si tratta di una normale aggiunta di natura tecnica, ma di un effettivo cambiamento epocale nella gestione dei flussi degli incassi.

Cosa stabilisce il Provvedimento Direttoriale

Il testo del citato Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate costituisce il riferimento esecutivo per gli operatori economici, e stabilisce quanto di seguito indicato:

• la memorizzazione e la trasmissione dei corrispettivi devono essere effettuate mediante strumenti tecnologici che possano garantire la sicurezza, l’integrità e la non modificabilità dei dati;
• l’apparecchiatura tramite la quale vengono accettati i pagamenti elettronici deve essere sempre collegata al registratore telematico;
• il registratore telematico deve risultare idoneo alla memorizzazione di tutte le informazioni riguardanti i pagamenti elettronici, ma con l’esclusione dei dati sensibili, quali numeri di carte, nominativi, oppure altri elementi identificativi del cliente;
• i dati relativi ai pagamenti elettronici devono essere inviati all’Agenzia delle Entrate in modalità aggregata, unitamente ai corrispettivi giornalieri.

Il collegamento tra pagamenti POS e registratori telematici potrà essere effettuata attraverso hardware o software, in base alle configurazioni adottate dai singoli esercenti, viene prevista una partecipazione diretta anche da parte dei gestori dei POS e dei produttori di registratori telematici, che vengono invitati al fine di rendere disponibili degli aggiornamenti o dei modelli compatibili.

La correlazione tra incassi e scontrini

Questo nuovo sistema ha lo scopo di rendere istantaneamente visibile qualsiasi eventuale incoerenza tra gli importi incassati tramite pagamenti POS e gli importi dichiarati come corrispettivi, di conseguenza dall’anno 2026 non sarà più possibile:

• effettuare un incasso tramite pagamento elettronico senza che l’importo dello stesso vada a confluire in maniera automatica nel registratore telematico;
• effettuare la registrazione di corrispettivi per un importo inferiore rispetto a quanto realmente incassato mediante POS;
• effettuare l’emissione di uno scontrino telematico di importo diverso rispetto al pagamento ricevuto, facendo affidamento su di un eventuale mancato controllo incrociato.

Qualunque pagamento elettronico diviene pertanto un vero e proprio dato tracciato, che risulta ricollegabile in automatico all’attività e registrabile senza nessuna possibilità di omissione sia involontaria che volontaria.

Per quanto riguarda i consumatori non avviene nessun cambiamento, infatti i dati sensibili relativi alla transazione non verranno trasmessi, dal momento che il sistema utilizza unicamente gli importi aggregati giornalieri e nessuna banca dati potrà custodire informazioni personali concernenti le singole operazioni.

Le procedure per l’adeguamento dei pagamenti con il POS

Per poter essere del tutto in conformità con le norme è indispensabile controllare che:

• il registratore telematico risulti adeguato ed aggiornato per poter supportare la memorizzazione e la trasmissione dei pagamenti elettronici;
• il POS utilizzato risulti avere la compatibilità con il nuovo sistema;
• il POS ed il registratore telematico possano essere in grado di comunicare tra di loro in maniera costante e protetta;
• vengano effettuate le attivazioni degli eventuali aggiornamenti dei software rilasciati da parte dei produttori;
• venga controllato il regolare funzionamento del collegamento.

Per numerosi esercenti sarà sufficiente un aggiornamento del software dei pagamenti tramite POS e del software permanente (firmware) del registratore telematico, mentre negli altri casi, in modo particolare in presenza di dispositivi obsoleti oppure di modelli che non sono più supportati, potrebbe essere indispensabile la sostituzione di una delle due apparecchiature.

Sia le software house che i produttori di registratori telematici hanno già iniziato ad effettuare il rilascio di apposite comunicazioni per assistere gli esercenti, ma la responsabilità finale dell’adeguamento rimane in ogni caso in capo a questi ultimi.

Come avrà luogo la trasmissione dei dati relativi ai pagamenti POS

La trasmissione dei dati avrà luogo attraverso gli abituali canali telematici già utilizzati per la trasmissione dei corrispettivi giornalieri, perciò non si tratta di un adempimento aggiuntivo, ma di un’informazione che va ad aggiungersi a quelle già trasmesse in automatico.

Il registratore telematico procederà:

• alla memorizzazione di tutte le operazioni elettroniche di incasso effettuate della giornata;
• all’aggregazione delle stesse in un unico valore;
• alla trasmissione di tale valore unitamente ai corrispettivi giornalieri.

Di conseguenza l’Agenzia delle Entrate sarà in grado di poter raffrontare i due totali e poter controllare gli eventuali difformità.

Le sanzioni previste in caso di mancato collegamento

Sia per l’omessa trasmissione dei dati che per la mancanza del collegamento tecnico tra il pagamento con il POS e i registratori telematici sono previste sanzioni rilevanti.

La prima categoria è quella riguardante la trasmissione dei dati degli incassi elettronici, nell’ipotesi di omesso invio o memorizzazione, viene effettuata l’applicazione di una sanzione dell’importo di 100,00 euro per ciascuna trasmissione, con un importo massimo di 1.000,00 euro per ogni trimestre.

La seconda categoria è quella relativa alla violazione dell’obbligo primario, ossia la mancanza del collegamento tecnico tra POS e registratori telematici, in questa ipotesi viene effettuata l’applicazione della sanzione stabilita per la mancata installazione del registratore telematico, che corrisponde ad una sanzione amministrativa da un minimo di 1.000,00 ad un massimo di 4.000,00 euro per ogni violazione.

A questo si può anche aggiungere l’eventuale sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività, anche per singole ma reiterate violazioni, in questo caso si tratta di una novità molto rilevante, dal momento che introduce un effetto diretto sulla continuità operativa dell’attività in caso di mancato adempimento alla conformità tecnologica.

Quali sono i soggetti obbligati e quali quelli esclusi

Tale obbligo riguarda tutti gli esercenti che sono tenuti all’emissione dello scontrino telematico e che effettuano operazioni elettroniche di incasso, di conseguenza vi rientrano:

• i negozi e le altre attività di commercio al dettaglio;
• i commercianti ambulanti che utilizzano il registratore telematico;
• i ristoranti, i bar ed i pubblici esercizi;
• le farmacie e le parafarmacie;
• gli artigiani che dispongono di laboratorio e di punto vendita;
• le attività di servizi ai consumatori.

Al contrario risultano esclusi i soggetti che effettuano gli incassi attraverso l’emissione di fattura, che quindi non procedono all’emissione dello scontrino telematico, anche nel caso in cui effettuino operazioni di incasso mediante pagamenti POS, comunque l’esonero si può applicare solamente nell’ipotesi in cui non vengano esercitate attività che possano essere rapportabili alla vendita al dettaglio. Per concludere il suggerimento è sicuramente quello di non aspettare gli ultimi giorni del 2025, ma di iniziare senza indugio i riscontri tecnici con il gestore del POS e con il fornitore di registratori telematici, in modo da giungere preparati per affrontare la scadenza.

Paolo Chiari
Commercialista – Revisore Contabile
paolo.chiari@studiochiari.com