Settembre 18th, 2025 
In questo articolo vi proponiamo una sintetica ma completa guida sulla fatturazione, da tenere sempre a portata di mano. Ma iniziano un po’ dalle basi.
La fattura è sicuramente un documento indispensabile per l’esercizio di ogni tipologia di attività commerciale o professionale, dal momento che dimostra l’accordo tra le parti e rappresenta il documento per il pagamento e la contabilizzazione amministrativa e fiscale.
Che cos’è la fatturazione e per quale motivo è così importante
La fattura è il documento avente validità legale tramite il quale un’impresa o un professionista richiede il pagamento per la fornitura di un bene o la prestazione di un servizio.
In sostanza, si tratta del supporto che motiva l’importo richiesto dal fornitore al cliente, e assolve anche per il regolare adempimento degli obblighi ai fini fiscali.
La fatturazione deve avvenire in concordanza con le norme fiscali in vigore, e di conseguenza deve comprendere tutte le informazioni richieste per non incorrere nelle sanzioni.
Nell’ipotesi di un cliente privato, la fattura rimane comunque rilevante, visto che non essendo un soggetto passivo ai fini IVA, non sempre può effettuare detrazioni oppure compensazioni fiscali, ma deve solamente recepire una documentazione precisa e senza errori per il relativo pagamento.
Quali sono i dati da inserire in fase di fatturazione
Per poter procedere all’emissione di una fattura ad un cliente privato è indispensabile essere in possesso di tutti i dati necessari da inserire nel documento e pertanto è fondamentale ottenere i dati corretti del cliente privato in modo da poter immettere tutte le varie voci indispensabili. E’ proprio per avere un semplice promemoria che abbiamo elaborato questa pratica guida sulla fatturazione.
I dati relativi al soggetto emittente
Il soggetto emittente deve immettere:
- nome e cognome o denominazione della ditta
- indirizzo completo, CAP, comune e provincia
- partita Iva
- codice fiscale.
Nel caso in cui il soggetto emittente sia una società, i dati da immettere devono comprendere:
- la ragione o denominazione sociale
- l’indirizzo completo della sede legale
- il numero di iscrizione al Registro delle Imprese.
I dati relativi al cliente
In fase di fatturazione devono essere raccolti ed inseriti:
- nome e cognome
- indirizzo completo, CAP, comune e provincia
- codice fiscale (si tratta di un dato obbligatorio per tutte le fatture ad un cliente privato, dal momento che deve essere indicato in modo esatto per poter permettere la registrazione ai fini fiscali).
Il numero progressivo
Ciascuna fattura deve riportare un numero progressivo che segue una successione cronologica annuale, il numero è necessario al fine di poter dare garanzia sia all’ordine che alla tracciabilità delle fatture emesse nel corso dell’anno fiscale.
La data di emissione
La data della fattura costituisce il momento in cui il documento viene emesso, che non deve essere scambiata con la data del relativo incasso, che potrebbe essere posteriore.
Il dettaglio dei prodotti venduti o dei servizi prestati
Dopo l’immissione dei dati di base, si passa all’inserimento di tutti i dati concernenti i prodotti forniti o i servizi prestati, tale sezione è fondamentale per esporre al cliente cosa sta pagando e per scongiurare eventuali fraintendimenti in fase di fatturazione.
Per ciascun prodotto fornito o servizio prestato devono essere indicati:
- una descrizione sintetica ma in ogni caso precisa
- la quantità, nel caso sia attinente
- il prezzo unitario.
I contributi o gli altri costi addizionali
In taluni casi potrebbero sussistere dei costi addizionali, come ad esempio per i liberi professionisti relativamente alla cassa previdenziale che prevede l’obbligo dell’addebito di un contributo integrativo nella misura stabilita dalle singole casse di previdenza, che deve essere indicato nella fattura, così come l’eventuale possibilità di addebito della rivalsa INPS, che può essere applicata nella misura del 4%.
L’Imposta sul Valore Aggiunto
Se il soggetto emittente opera in regime fiscale ordinario, deve essere conteggiata, all’aliquota prevista per l’operazione effettuata, e quindi aggiunta l’IVA da indicare durante la fatturazione, come specificato nei paragrafi successivi di questa guida.
Se, invece, il soggetto emittente opera in regime fiscale forfettario, la fattura non deve essere assoggettata ad Iva e in questo caso deve sempre essere inserita una annotazione che lo indichi in maniera chiara e faccia riferimento alle norme di riferimento. Un esempio di questa annotazione è: “Operazione senza applicazione dell’Iva, effettuata ai sensi dell’articolo 1, commi da 54 a 89, Legge n. 190 del 2014, così come modificato dalla Legge n. 208 del 2015 e dalla Legge n. 145 del 2018”.
Guida sulla fatturazione: il calcolo dell’importo totale
Dopo aver completato l’inserimento di tutte le voci riguardanti i beni o i servizi si procede al calcolo del totale della fattura, che comprende:
- l’importo dei prodotti o delle prestazioni
- l’importo degli eventuali contributi o costi addizionali
- l’importo dell’Iva, nel caso sia applicabile.
Per il cliente privato non occorre effettuare il conteggio della ritenuta d’acconto, in quanto si tratta di una procedura che riguarda solamente le operazioni effettuate con altre imprese o professionisti.
Le modalità di pagamento e i termini di scadenza
La parte conclusiva della fatturazione ad un cliente privato deve riportare le indicazioni relative al pagamento:
- le specifiche modalità di pagamento (bonifico, assegno, pos, contanti, ecc.)
- l’eventuale data di scadenza prevista per il pagamento.
L’invio della fattura elettronica ad un cliente privato
A decorrere dall’anno 2024, la fatturazione elettronica è divenuta obbligatoria per tutte le attività, ad eccezione di alcune particolari categorie, come quelle che operano nel settore della sanità.
Di conseguenza, la fattura deve essere creata in formato “.xml” ed inviata tramite il Sistema di Interscambio (SdI), che viene gestito da parte dell’Agenzia delle Entrate.
Per inviare in modo corretto la fattura elettronica basta seguire i punti salienti di questa guida, procedendo come di seguito indicato:
- procedere alla generazione del file “.xml” tramite utilizzazione di un apposito software di fatturazione elettronica
- trattandosi di fattura emessa nei confronti di un cliente privato, procedere ad inserire “0000000” nel campo relativo al “codice destinatario”
- procedere all’invio della fattura al Sistema di Interscambio, che provvederà ad effettuare il recapito al cassetto fiscale del cliente.
Paolo Chiari
Commercialista – Revisore Contabile
paolo.chiari@studiochiari.com
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